Créez vos clients avec toutes leurs données plus vite grâce à l’import de documents (transcription visio, pdf , txt,…).
Le principe :
- Vous fournissez à Big un document (transcription d’entretien client, doc word, txt, pdf).
- Une intelligence artificielle analyse le document et récupère les données automatiquement.
- Vous vérifiez et ajustez les informations dans une interface simple.
- Le client avec ses données personnelles et patrimoniales est créé en 2 clics dans Big.
Avant toute chose, nous vous invitons à prendre connaissance des modalités de traitement des données.
Exporter la transcription depuis votre outil de visio
Référez-vous aux indications ci-dessous selon l’outil que vous utilisez.
Note : dans tous les cas, avant de faire l’entretien avec votre client, activez la fonction de transcription de votre outil si elle n’est pas automatique.
Microsoft Teams
- Activez la transcription pendant la réunion : cliquez sur les trois points (Plus d’actions), puis Démarrer la transcription.
- Après la réunion, retrouvez la transcription dans l’onglet Discussion. Copiez-la, téléchargez-la ou enregistrez-la.
- Condition : la transcription doit être activée au niveau du tenant, et les paramètres de confidentialité doivent l’autoriser.
Google Meet
- Google Meet propose des sous-titres en temps réel, mais pas d’enregistrement automatique de la transcription.
- Solution alternative : une extension Chrome (par exemple Tactiq) permet d’enregistrer les sous-titres en direct.
- Solution manuelle : activez la saisie vocale de Google Docs (Outils > Saisie vocale) pendant la réunion, micro ouvert sur l’audio de la réunion.
- Google Workspace Enterprise : certaines offres incluent l’enregistrement et la transcription natifs.
Zoom
- Activez Transcription audio en texte (Live Transcription) dans les paramètres du compte, section Enregistrement.
- Lancez l’enregistrement cloud pendant la réunion (l’enregistrement local ne conserve pas la transcription). La transcription live doit être activée par l’organisateur.
- Après la réunion, récupérez le fichier de transcription dans les enregistrements cloud. Téléchargez-le, consultez-le ou modifiez-le.
- Condition : fonctionnalité réservée aux plans payants (Pro et au-delà).
Une fois la transcription exportée, suivez la procédure ci-dessous pour l’importer dans Big.
Importer un document (transcription, doc, pdf, txt) dans Big
- Ouvrez Big.
- Dans l’onglet Tableau de bord, cliquez sur Ajouter un client.
- Cliquez alors sur Import d’un document.
- Sélectionnez votre fichier, ou déposez-le dans la zone Déposez ici votre document. Notez que vous pouvez importer jusqu’à 10 fichiers (attention : ces fichiers doivent tous concerner un seul et même client)
- Ajoutez une description si besoin, puis cliquez sur Lancer l’analyse.
- Lisez les informations sur le traitement des données, cochez J’ai pris connaissance de ces informations, puis cliquez sur Confirmer et lancer l’analyse.
- Vérifiez les données récupérées par l’intelligence artificielle – vous devez renseigner ou préciser les données apparaissant en rouge sans quoi vous ne pourrez pas valider la création du client. Cliquez sur Valider le récapitulatif.
Le client est créé dans Big avec un dossier contenant les informations récupérées. Vous pouvez alors par exemple générer une synthèse rapide : Éditions > Générales, puis sélectionnez l’édition Synthétique et pédagogique pour une présentation claire à remettre au client.
Vidéo (2′) – D’un entretien client en visio… à la création de son dossier dans Big en quelques clics !
FAQ
Formats de fichier et données extraites
| Question | Réponse |
|---|---|
| Quels fichiers importer ? | .vtt, .doc, .docx, .txt (Teams, Meet, Zoom), .pdf (dont les pdf remplissables Big) |
| Quelles données sont extraites ? | Situation personnelle et familiale, patrimoine (actifs, passif, revenus, charges) |
Vérification des données
- Champs orange : à vérifier, non bloquants.
- Champs rouges : obligatoires, à compléter pour enregistrer.
- Pourcentages : indiquent le niveau de fiabilité de l’extraction. Si le pourcentage s’éloigne de 100 %, précisez la saisie (exemple : intitulé exact d’une profession) pour affiner le résultat.
- Bouton Valider le récapitulatif grisé : un champ obligatoire manque. Survolez le bouton pour voir la liste des champs requis.
Import
Client déjà existant : dans la version actuelle, Big ajoute un nouveau client (et dossier). Les données précédentes ne sont pas écrasées. Dans une future mise à jour, vous pourrez utilisez l’import de document pour mettre à jour vos dossiers clients existants.
Note importante
Utilisation de l’Intelligence Artificielle dans le logiciel dans le cadre de la fonctionnalité « Import d’un document »
Notre logiciel vous permet d’importer le transcript d’une conversation (compte-rendu écrit d’un rendez-vous avec votre client) ou bien un document (Word, Pdf…) contenant des données patrimoniales.
Une Intelligence Artificielle analyse ce contenu pour en extraire automatiquement les informations patrimoniales utiles (situation familiale, revenus, patrimoine, objectifs…) et pré-remplir le dossier client.
L’IA utilisée est le modèle Claude, développé par Anthropic. Nous y accédons via AWS Bedrock, un service sécurisé d’Amazon Web Services conçu pour les entreprises – et non via l’application grand public Claude.ai.
Cela nous permet de bénéficier d’un service totalement intégré à l’infrastructure actuelle de Big (sans partage de données en dehors de cette infrastructure pour garantir la confidentialité des données).
Quelles données sont analysées ?
Lorsque vous importez un document, son contenu texte est transmis à l’IA, accompagné d’instructions précises sur les informations à en extraire. Ce texte peut naturellement contenir des données personnelles évoquées pendant le rendez-vous (état civil, revenus, patrimoine, situation familiale).
À quoi servent ces données ?
Ces données sont utilisées uniquement pour extraire les informations et remplir le dossier de votre client. Elles ne sont :
- jamais utilisées pour entraîner les modèles d’IA d’Anthropic ;
- jamais partagées avec Anthropic ou un tiers en dehors du traitement de votre demande.
Combien de temps ces données sont-elles conservées ?
- Pendant l’analyse par l’IA : aucune conservation. Les données sont traitées « à la volée » puis immédiatement effacées par AWS Bedrock.
- Le transcript texte importé : il est automatiquement anonymisé (sous 24 heures maximum) après son import.
- Les données structurées extraites (celles qui alimentent le dossier client dans Big) : elles sont conservées, comme les autres données déjà renseignées manuellement dans la solution, selon la durée prévue par nos Conditions Générales d’Utilisation.
- Les données sensibles (santé, religion, etc.) : elles sont filtrées au moment de l’extraction du fichier via un prompt de « nettoyage ».
Où sont stockées et traitées vos données ?
L’ensemble du traitement a lieu exclusivement dans l’infrastructure de Big qui héberge habituellement toutes vos données (un centre principal de données AWS qui bénéficie de certifications de sécurité reconnues (ISO 27001, SOC 2). Aucune donnée ne quitte l’Union Européenne. Ces dernières sont protégées par un chiffrement systématique, aussi bien lorsqu’elles circulent (transfert) que lorsqu’elles sont stockées.
Une IA sous contrôle humain
L’extraction réalisée par l’IA peut, comme toute intelligence artificielle, être incomplète ou comporter des erreurs. C’est pourquoi :
- les données extraites sont toujours à vérifier avant validation ;
- un outil de correction est disponible directement dans l’interface ;
- l’IA ne fait que pré-remplir les données : aucune décision n’est prise automatiquement, la validation finale reste entre les mains du conseiller.
Mise à jour de cette information
Cette note peut évoluer, notamment en fonction des évolutions technologiques ou réglementaires. Nous vous informerons de tout changement significatif.